История развития хранилищ для нефти: Первые склады нефти появились в XVII веке. Они представляли собой землянные ямы-амбара глубиной 4…5 м...
Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций...
Топ:
Определение места расположения распределительного центра: Фирма реализует продукцию на рынках сбыта и имеет постоянных поставщиков в разных регионах. Увеличение объема продаж...
Устройство и оснащение процедурного кабинета: Решающая роль в обеспечении правильного лечения пациентов отводится процедурной медсестре...
Характеристика АТП и сварочно-жестяницкого участка: Транспорт в настоящее время является одной из важнейших отраслей народного хозяйства...
Интересное:
Берегоукрепление оползневых склонов: На прибрежных склонах основной причиной развития оползневых процессов является подмыв водами рек естественных склонов...
Отражение на счетах бухгалтерского учета процесса приобретения: Процесс заготовления представляет систему экономических событий, включающих приобретение организацией у поставщиков сырья...
Национальное богатство страны и его составляющие: для оценки элементов национального богатства используются...
Дисциплины:
2017-09-30 | 194 |
5.00
из
|
Заказать работу |
|
|
Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения
Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.
Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:
¾ составление проекта документа исполнителем;
¾ согласование;
¾ проверка правильности оформления;
¾ подписание руководителем;
¾ регистрация в журнале.
Внутренние документы организации создавались по такой же схеме, что и исходящие: сначала исполнителем составлялся проект текста документа, затем проводилось его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; и только после этого распечатывался окончательный вариант документа и отправлялся секретарем на подпись руководителю.
После регистрации документа в папке с «внутренними документами» я производила размножение в нужном количестве (по числу исполнителей). Копии документа заверялись передавались на исполнение ответственным исполнителям. Оригинал документа я подшивала в дело.
Документы внутри организации передавались исполнителям под расписку.
Секретарем систематически ведется учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, то есть учитывается объем документооборота. Сведения о количестве документов вносятся в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и секретарем.
|
Координационная деятельность секретаря на ЧП «Белоусов В. Н.»
Секретарь – это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией.
В бездокументарные функции секретаря на ЧП «Белоусов В. Н.» входит:
¾ прием телефонных звонков, факса;
¾ организация приема посетителей;
¾ подготовка и организация заседаний, деловых встреч;
¾ подготовка деловых поездок, командировок.
Помощником руководителя является - секретарь. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел. Через секретаря осуществляется связь руководителя с внешним миром и подчиненными. Секретарь всегда тщательно и продуманно одет, опрятен, спокойно, быстро и с достоинством решает вопросы в рамках своей компетенции, что немаловажно при работе с посетителями и гостями.
Телефонное обслуживание
Значительное время при прохождении практики в ООО «Набаз» мне приходилось отвечать на телефонные звонки.
Этот процесс включал в себя:
- прием вызовов;
- соединение с директором;
- в случае, если директора нет на месте запись информации.
При разговоре я придерживалась некоторых этических требований, это:
- сдержанность;
- вежливость;
- краткость.
При приеме входящего звонка, я не сразу брала трубку, я выдерживала третьего – четвертого.
Голос при беседе не должен был дрожать, я наоборот должна звучать заинтересованность.
Трубку поднимала левой рукой, потому – что в правой я держала ручку для возможной записи. В основном поступали звонки директору, и мне приходилось соединять абонента с руководителем. Но бывали случаи, когда его не было на месте и мне приходилось записывать в блокнот дату, время поступившего звонка, фамилию имя и отчество позвонившего, суть сообщения, и номер телефона, по которому можно будет перезвонить.
Например: - «Что ему передать?» или – «Продиктуйте, пожалуйста, я запишу».
В случае отъезда директора в командировку, мне приходилось информировать некоторых абонентов о времени прибытия начальника и часах приема.
|
2.2 Подготовка и проведение совещаний, деловых встреч, подготовка деловых поездок
Большинство совещаний проводятся в организации по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.
Совместно с директором мы оговаривали дату, время и место проведения совещания, его повестку и состав участников.
Затем я готовила кабинет для встречи:
¾ производила уборку помещения;
¾ поливала цветы;
¾ накрывала на стол;
¾ подготавливала необходимые принадлежности (ручки, бумагу, цветные маркеры и т. д.).
После этого я готовила документы и материалы, необходимые для совещания.
Когда я присутствовала на совещании, в мои обязанности входило ведение протокола. Но в большинстве случаев не было необходимости в моем присутствии и мне приходилось выполнять свои основные функции. Во время совещания я ни в коем случае не должна была отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам могла понадобиться моя помощь. Основную часть времени я отвечала на телефонные звонки.
Так же в обязанности секретаря входила подготовка руководителя к выездным деловым встречам. За несколько дней до совещания по факсу было получено приглашение на имя директора, о предстоящем событии, с указанием характера совещания, даты, времени, места, продолжительности, рассматриваемые вопросы, а так же инициалы и должность инициатора. Секретарю необходимо было подготовить необходимые документы, канцелярские принадлежности. А по возвращению руководителя составлялся отчет о встрече. Кроме этого в обязанности секретаря входит подготовка деловых поездок руководителя.
Для этого мне необходимо было:
¾ подобрать всю необходимую для командировки руководителя информацию;
¾ подготовить и подобрать материалы и документы, которые могли бы понадобиться руководителю в поездке;
¾ обеспечить директора канцелярскими принадлежностями (блокнот, авторучки, карандаши, бланки учреждения, папки и т.д.);
¾ напечатать программу командировки в двух экземплярах, в которых указывала (название организации, содержание намеченных мероприятий, место и время их проведения, удобный маршрут проезда к гостинице и организации).
|
Если командировка внеплановая, я обязана была оповестить всех записавшихся на отменяемый прием, и затем согласовать время, на которое он будет перенесен.
Во время отсутствия руководителя в мои обязанности входило:
¾ выполнение своих обычных обязанностей;
¾ формирование дел;
¾ переадресация телефонных вызовов заместителю руководителя.
По возвращению руководителя из командировки я проинформировала его о выполненных поручениях, а так же вопросах, возникших в период его отсутствия, и о ходе их решения.
Далее мною обрабатывались материалы командировки – печать, размножение, передача в структурные подразделения исполнителям, и оформление отчетных о командировке документов.
|
|
Семя – орган полового размножения и расселения растений: наружи у семян имеется плотный покров – кожура...
Индивидуальные и групповые автопоилки: для животных. Схемы и конструкции...
Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰)...
История создания датчика движения: Первый прибор для обнаружения движения был изобретен немецким физиком Генрихом Герцем...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!