Методы выявления и анализа проблем.

Методы сбора данных о проблемах (выявление):

1).Классический метод формирования проблемы - как обнаружена проблема, почему она рассматривается как П., отличие от симптомов смежных проблем, операционное определение последствий П.

Этапы:

- общее знакомство с П.

- определение симптомов проблемы

-сбор фактов

-истолкование фактов

-формулирование П.

2). Анализ «вход-выход» - организации это открытая система и ее можно смотреть как черный ящик (ВХОД (источник) – ПРОБЛЕМНЫЙ ПРОЦЕСС – ВЫХОД (направления, показатели)).

Данный метод дает краткий обзор контекста проблемы, обеспечивает эффективное представление проблемы.

3). Диаграмма процессов - описывает информационные потоки. (напр. ЗАКАЗ – Стандартный – Да/Нет – Оформление/возможность выполнения и т.д)

Цель: учет всех стадий решения проблемы и нахождение логической последовательности этих стадий.

Позволяет:

-выявить плохо-организованные процессы,

-разъясняет проблему и внутренние взаимосвязи между ее элементами;

-выявляет узкие места или проблемные области, где нет эффективных процедур для принятия решений.

4). Систематизированный поиск данных. К вопросам прибавляется вопрос «почему?» (Метод: Что? Кто? Где? Когда? Сколько? Как? (ЧКГКСК)

Что – описание характеристики ситуации

Кто – участники ситуации или афилированные лица.

Где – место возникновения ситуации.

Когда – период возникновения

Сколько – масштаб ситуации или как часто она возникает.

Как – те действия которые осуществляет менеджер)

5). Контрольный листок – накопление информации о проблемах и инцидентах в заданном периоде.

Этапы:

-определение событий, П.

-определение периода сбора информации

- разработка формы КЛ

- сбор данных

-анализ и выявление проблемных областей.

6). Анкетирование по проблемам (наиболее часто используемый метод). В зависимости от цели анкеты могут быть как минимум двух видов:

Карточка проблем –\ ПРОБЛЕМА,\ ВАЖНОСТЬ,\ РЕШАЕМОСТЬ\.. (в каждой карточке всего одна проблема). Карточки позволяют получить срез коллективного сознания, при этом видна острота и содержание проблемы, видны проблемы, которым работники придают наибольшее значение. Проблема рассматривается по важности, решаемости собственными силами, и серьезности последствий не решения проблемы.

Системные опросники. \СНАБЖЕНИЕ,\ПР-ВО,\МАРКЕТИНГ,\ ФИНАНСЫ. Используется когда целью исследования является диагноз состояния предприятия. Дается подсказка персоналу мы расписываем направления, которые нас интересуют и даем критерии, по которым они должны быть описаны, а потом анализируем в чем косяк с точки зрения управления (есть строчка: возможные причины и последствия в управлении). Проблемы не ранжируются, а рассматриваются по функциональным областям.

Методы анализа:

1). Диаграмма рассеивания – математико-статистический метод. Две оси время работы и уровень брака (пример). Существуют данные которые показывают сколько брака в какой период, когда идет максимум брака, надо делать маленький перерыв.

2). Диаграмма Парето. 80% возможностей и проблем может быть объяснено 20% вероятных причин. Проблему можно лучше всего решить, концентрируясь на наиболее существенных причинах.

3). Диаграмма «причина-следствие». (График Исикавы) Причинно-следственный анализ.

-анализ проблем, которые появились с первого дня функционирования объекта.

-причинно-следственный анализ в обратном порядке: от причины к следствию

-иерархическое прослеживание причинно-следственных связей вплоть до первопричины.

Процедура построения (используется для 1 и 3 варианта):

-определение проблемы

-определение главных элементов по возможным причинам проблемы (машины, материалы, трудовые ресурсы, методы и процедуры, финансовые ресурсы и информация) - строим «рыбий скелет».

-выявление фактов и групповое обсуждение причин.

-группировка, комбинирование и разъяснение причин

-уточнение программы.

4) Дерево проблем. На первом уровне идет управленческая проблема, далее ниже функциональные проблемы, если же и они не решаются, то появляются социально-психологические проблемы.

5). Метод «почему-почему»(анализ коренной причины)

Ставим проблему и спрашиваем почему? Появляются новые причины опять спрашиваем почему? Повторяем до тех пор пока причина окажется слишком частой, или когда мы не сможем ответить на вопрос почему. Кроме вопроса почему мы спрашиваем: какие действия выполнены? как это произошло? Где? Кто выполняет действия? Сколько раз это случалось?