Своеобразие русской архитектуры: Основной материал – дерево – быстрота постройки, но недолговечность и необходимость деления...
Адаптации растений и животных к жизни в горах: Большое значение для жизни организмов в горах имеют степень расчленения, крутизна и экспозиционные различия склонов...
Топ:
Характеристика АТП и сварочно-жестяницкого участка: Транспорт в настоящее время является одной из важнейших отраслей народного...
Марксистская теория происхождения государства: По мнению Маркса и Энгельса, в основе развития общества, происходящих в нем изменений лежит...
Техника безопасности при работе на пароконвектомате: К обслуживанию пароконвектомата допускаются лица, прошедшие технический минимум по эксплуатации оборудования...
Интересное:
Что нужно делать при лейкемии: Прежде всего, необходимо выяснить, не страдаете ли вы каким-либо душевным недугом...
Национальное богатство страны и его составляющие: для оценки элементов национального богатства используются...
Инженерная защита территорий, зданий и сооружений от опасных геологических процессов: Изучение оползневых явлений, оценка устойчивости склонов и проектирование противооползневых сооружений — актуальнейшие задачи, стоящие перед отечественными...
Дисциплины:
2018-01-05 | 382 |
5.00
из
|
Заказать работу |
|
|
Чтобы не перенести в автоматизированную систему ДОУ (АСДОУ) все ошибки, допущенные в «ручной» системе ДОУ, необходимо привести её в состояние, соответствующее современным нормативным требованиям. Это может стать итогом соответствующего обследования организации. Целью анализа состояния системы ДОУ в организации является: классификация и оптимизация состава применяемых в деятельности организации форм документов, упорядочение в целом ДОУ организацией, оптимизация документооборота, повышение эффективности использования информационных технологий (ИТ). Анализ позволит выявить специалистов, наиболее «загруженных» документами; исключить лишнее согласование или визирование документов; сократить количество возвратных движений документов к одному и тому же сотруднику, но в разное время; исключить хранение лишних копий документов. До начала внедрения ИТ в сферу ДОУ анализ и предпринятые корректирующие действия по итогам анализа состояния ДОУ позволят «навести порядок» в «ручном» делопроизводстве. Для получения количественных характеристик состояния ДОУ предлагается разработанная анкета. Её заполнение можно осуществить методом опроса и интервьюирования специалистов организации, занятых решением вопросов ДОУ.
Результаты обработки данных обследования организации по этой анкете необходимо представить графически. Анализ состояния ДОУ должен проводиться в несколько этапов.
Вопрос № 15
Какие этапы включает анализ состояния системы ДОУ?
1. Построение структурной схемы предприятия.
Цель:
· определить место службы ДОУ, ее подчинённость, состав должностных лиц в службе ДОУ;
· прописать индексы структурных подразделений;
|
· выявить особенности подготовки и принятия решений в системе управления организацией.
2. Построение схемы информационных потоков в организации (в привязке к организационной структуре).
Цель:
· определить состав исходной и выходной информации, получаемой в виде документов, при решении задач управления. При этом всю информацию желательно представить в виде схемы, с использованием современных инструментальных средств.
· получить данные о важности обрабатываемой и циркулирующей документированной информации, используемой в управлении;
·
· приблизительно оценить объём документооборота (проверить, проводится ли в организации такая оценка систематически), подсчитать, сколько и каких видов документов оформляется, какие способы доставки и отправки используются.
3. Описание порядка документирования управленческой деятельности в организации.
Цель:
· определить правила классификации организационно-распорядительных документов организации;
·
· выявить, на кого возложена ответственность за подготовку, согласование, подписание и утверждение каждого документа.
·
· При этом опять же наглядно и удобно для анализа графическое представление результатов обследования.
4. Анализ порядка документирования на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям. Цель — провести документный аудит и выявить степень отклонения от ГОСТа, ведомственных инструкций по делопроизводству или от Правил делопроизводства в органах власти (если обследование идёт в органе власти); определить, имеются ли как самостоятельные документы утверждённые инструкции по подготовке отдельных видов документов, показан ли в них порядок подготовки документа или изложены только требования к оформлению.
5. Описание и анализ процедуры регистрации документов в организации.
Цель:
· определить, какая система регистрации используется в организации, какие приняты регистрационные формы, как формируются регистрационные номера;
|
· если система регистрации журнальная, то выяснить:
· сколько существует различных журналов регистрации входящих документов;
· какие документы регистрируются в каждом журнале;
· какие графы введены в каждом журнале?
· если используются регистрационно-контрольные карточки, то какие поля они имеют?
· если существует автоматизированная система регистрации входящих документов, то какие данные заносятся в систему?
· существует ли как самостоятельный документ инструкция по регистрации входящих документов?
· имеется ли утверждённый перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов?
· все ли внутренние документы регистрируются?
· каков порядок регистрации внутренних документов? Место регистрации каждого вида и разновидности документа. Порядок присвоения регистрационного номера.
6. Описание и анализ процедуры контроля за исполнением документов в организации.
Цель:
· определить, как подходят к контролю в организации (формальная фиксация факта исполнения / срыва или выявление реальных причин);
· описать, как строится контрольная картотека (если она имеется);
· для каких входящих документов производится контроль исполнения;
· проставляется ли на документе «Отметка о контроле»? Как она выглядит;
· кто контролирует сроки исполнения документов? Каким образом? Как это отражается в регистрационной карточке или в журнале?
· оформляется ли по результатам контроля исполнения каждого документа какой-либо отчётный документ;
· проводится ли контроль исполнения внутренних документов? Для каких документов и каким образом?
· имеется ли Журнал контроля исполнения;
· выявить, для чего и как используются компьютерные технологии.
7. Описание и анализ процедуры контроля за исполнением документов в организации.
Цель:
· определить, как подходят к контролю в организации (формальная фиксация факта исполнения / срыва или выявление реальных причин);
· описать, как строится контрольная картотека (если она имеется);
· для каких входящих документов производится контроль исполнения;
· проставляется ли на документе «Отметка о контроле»? Как она выглядит;
· кто контролирует сроки исполнения документов? Каким образом? Как это отражается в регистрационной карточке или в журнале?
|
· оформляется ли по результатам контроля исполнения каждого документа какой-либо отчётный документ;
· проводится ли контроль исполнения внутренних документов? Для каких документов и каким образом?
· имеется ли Журнал контроля исполнения;
· выявить, для чего и как используются компьютерные технологии.
8. Описание и анализ процедуры формирования дел в организации.
Целью является проверка следующих моментов:
· как формулируются заголовки дел;
· сразу ли исполненные документы подшиваются в дела;
· нет ли в одном деле документов разных видов и разных сроков хранения;
· не подшиваются ли в дела незаверенные копии, дубликаты, проекты документов;
· как подшиваются документы с разными сроками хранения;
· соблюдается ли хронологический порядок при формировании документов дел;
· нумеруются ли листы дела;
· составляются ли описи дел;
· проводится ли экспертиза ценности документов;
· как организовано уничтожение документов.
9. Анализ перечня локальных нормативных актов организации, регламентирующих порядок документирования.
Цель: проверка наличия и доработка:
· Положения о службе ДОУ,
· Должностных инструкций сотрудников службы ДОУ
· Инструкции по делопроизводству,
· Табеля и Альбома унифицированных форм документов,
· Номенклатуры дел,
· Положения об экспертной комиссии организации,
|
|
Таксономические единицы (категории) растений: Каждая система классификации состоит из определённых соподчиненных друг другу...
Индивидуальные очистные сооружения: К классу индивидуальных очистных сооружений относят сооружения, пропускная способность которых...
История создания датчика движения: Первый прибор для обнаружения движения был изобретен немецким физиком Генрихом Герцем...
Двойное оплодотворение у цветковых растений: Оплодотворение - это процесс слияния мужской и женской половых клеток с образованием зиготы...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!