Информационное обеспечение и Коммуникации в системе управления

Тема

Информационное обеспечение и Коммуникации в системе управления

 

Ключевые понятия: Коммуникация, Внутренние коммуникации, Внешние коммуникации, Сообщение, Канал связи, Шум, Обратная связь, Фильтрация.

 

1. Сущность информации и ее классификация

2. Сущность и виды коммуникаций

3. Процесс коммуникации

4. Проблемы в межличностных контактах

5. Характеристики коммуникационных сетей

 

 

Сущность информации и ее классификация

Информация является необходимым условием деятельности человека, средством общения между людьми. Без нее управление невозможно, т.к. она характеризует состояние управляемой и управляющей систем, а также внешней среды.

Руководитель предприятия имеет дело с тремя видами информации: технической; экономической; социальной.

Техническая и экономическая информации связаны с обобщением объективных факторов производства, а социальная информация с субъективной оценкой работников.

Под социальной информацией в условиях производства понимают совокупность социологических и социально-психологических данных, способствующих управлению процессами, протекающими в коллективе.

В процессе управления организацией руководители и специалисты имеют дело с информацией – необходимым средством выработки управленческих решений и их реализации.

Под управленческой информацией понимают сведения, являющиеся объектом хранения, передачи, преобразования. Информация имеет две стороны: количественную и смысловую (семантическую). В современных условиях наблюдается непрерывный рост объема информации, что усложняет управление производством и повышает требования к нему.

Требования к информации

К информации предъявляют определенные требования: достоверность, доступность, точность, достаточность, своевременность поступления.

Достоверность поступающей информации определяется правдивостью, правильностью, однократностью регистрации, точностью передачи. Если информация проходит три-четыре передаточных звена, ее правдивость снижается на 8-10% за счет того, что сведения стареют и искажаются.

Доступность информации состоит в том, что она поступает и накапливается в таком виде, чтобы ее можно было быстро и легко воспринимать и использовать в управлении. Язык сообщений должен быть понятным адресату, имеет значение наглядная информация: графики, планшеты, световые табло, слайды и т. д.

Точность. Точность информации определяется степенью близости получаемой информации к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т.п.

Достаточность информации. Достаточность (полнота) информации означает, что она содержит минимальный, но достаточный для принятия правильного решения набор показателей.

Своевременность информации означает ее поступление не позже заранее назначенного момента времени, согласованного с временем решения поставленной задачи. Своевременность поступления информации повышает эффективность производства.

Руководители и специалисты предприятий, используя различную информацию, должны предъявлять к ней определенные требования.

Информацию руководителям следует давать с конкретными рекомендациями по рассматриваемому вопросу. Желательно, чтобы производная информация после первичной обработки носила элементы прогностического характера. В работе с информацией необходим системный подход.

Каждый вид данных имеет свои преимущества и недостатки. Например, письменная информация обычно определенным образом обработана, стандартизирована и сконцентрирована, но обеспечивает только одностороннюю связь. Устная информация дает возможность ее получателю задавать вопросы, комментировать те или иные сведения, освещать проблему с разных сторон. Письменная информация может сохраняться долго, а устная существует лишь одно мгновение. Недостатком письменной информации является чувствительность к фальсификации; нередко наблюдаются искажение сведений, их неполнота. Как правило, руководители и специалисты сочетают устную и письменную информацию, а также личные контакты и непосредственное наблюдение.

Процесс коммуникации

Процесс коммуникации можно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.

Отправитель — лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой им информации.

Сообщение — информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.

Канал связи — средство передачи информации.

Получатель — лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов (рис.) (в виде графической модели информационного обмена).

 

 

Рис. Модель процесса коммуникации

 

1. Формулировка идеи. Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Данный этап определяет эффективность процесса в целом. Поэтому главное для отправителя еще до передачи сообщения — четко определить, что именно должен понять получатель.

2. Кодирование информации и формирование сообщения. Для того чтобы передать свою идею, отправитель с помощью символов, понятных получателю, должен закодировать информацию, придав ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться слова (звуки, буквы), интонации, жесты, рисунки (графические изображения). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

3. Выбор канала связи и передача сообщения. Одновременно с кодированием отправитель выбирает и канал связи. К часто используемым каналам относятся: почта, телефон, электронная почта, компьютерные сети и т.д. Важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией теряет эффективность. Обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации.

4. Декодирование и восприятие информации. Чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его. Декодирование — это перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, распознаваемы получателем, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, в процессе передачи информации возникают различного рода искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.

Для того чтобы компенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью понимают реакцию получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение.

 

Управляющий не должен считать, что смысл всего сказанного или написанного им будет понят в точности так, как он задумал, и ему следует поэтому наладить обратную связь с получателем.

Обратная связь реализуется с помощью двух завершающих этапов коммуникационного процесса.

5. Интерпретация сообщения и формирование ответа. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, а первоначальный отправитель — получателем, ожидающим сообщения (ответа).

6. Передача ответа. Сформированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи, замыкая цикл коммуникации.

Для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько циклов и соответственно больше времени. Хотя процесс коммуникации с обратной связью протекает медленнее, он гораздо более точен и эффективен по сравнению с односторонней связью.

 

Тема

Информационное обеспечение и Коммуникации в системе управления

 

Ключевые понятия: Коммуникация, Внутренние коммуникации, Внешние коммуникации, Сообщение, Канал связи, Шум, Обратная связь, Фильтрация.

 

1. Сущность информации и ее классификация

2. Сущность и виды коммуникаций

3. Процесс коммуникации

4. Проблемы в межличностных контактах

5. Характеристики коммуникационных сетей